Quando o custo real se afasta do custo pactuado.

Elevação de custos de insumos acima da variação do índice contratual; alteração legislativa que impacta a estrutura tributária do contrato; alteração de projeto ou de escopo determinada pela Administração; fato do príncipe, fato da administração, caso fortuito e força maior; e prorrogação de prazo por motivo não imputável à contratada.

Em regra, o fato precisa ser posterior à proposta e não pode ser um risco que o edital ou a matriz de riscos atribuiu à contratada. Na Lei nº 14.133/2021, a matriz de riscos não afasta o pedido nas alterações unilaterais determinadas pela Administração nem no aumento ou na redução, por legislação superveniente, dos tributos pagos diretamente pela contratada em decorrência do contrato (art. 103, § 5º).

• Glossário: fato da administração

Pode justificar, quando a variação foi extraordinária e superou o que o índice de reajuste do contrato cobre. A oscilação normal de preços é risco ordinário do negócio e já é compensada pelo reajuste anual.

O que decide o pedido é a demonstração: o preço na data da proposta, o preço efetivamente pago, com nota fiscal e data, a comparação com o índice contratual e o peso do insumo no contrato — em regra, um item da Curva A.

• Glossário: Curva ABC

Comparando a composição de preços da proposta com os custos efetivamente incorridos e separando o que decorre da inflação de mercado, de alteração legislativa, de mudança de escopo e de variação da cadeia de fornecedores.

A metodologia segue os entendimentos do TCU e dos tribunais de contas estaduais, e o resultado é apresentado em memória de cálculo, período a período, junto com a fundamentação jurídica e o pedido.

• Glossário: memória de cálculo

Na Lei nº 14.133/2021, o pedido deve ser formulado durante a vigência e antes de eventual prorrogação (art. 131, parágrafo único). Se foi feito a tempo, a extinção do contrato não impede o reconhecimento do desequilíbrio, hipótese em que a indenização é concedida por termo indenizatório (art. 131).

Pedidos apresentados só depois do encerramento enfrentam sério risco de preclusão. Contratos regidos pela Lei nº 8.666/1993 devem ser examinados caso a caso.

• Glossário: preclusão

Pode. O equilíbrio vale nos dois sentidos: se um fato superveniente reduzir os custos da contratada — a extinção ou a redução de um tributo, por exemplo, hipótese prevista no art. 134 da Lei nº 14.133/2021 —, a Administração pode rever os preços para menos.

Por isso, a análise de um pedido considera o contrato inteiro, e não apenas os itens que subiram.

A Lei nº 14.133/2021 obriga a Administração a decidir expressamente os pedidos relacionados à execução do contrato. Salvo prazo específico na lei ou no contrato, ela tem 1 mês para decidir, contado do fim da instrução, prorrogável por igual período mediante motivação (art. 123).

Na prática, o tempo depende da qualidade da instrução: um pedido completo, com memória de cálculo, reduz diligências e idas e vindas.